1. Definir el objeto a contratar.
2. Identificar del código en el catálogo de bienes y servicios o su eventual solicitud de creación.
3. Determinar si el código requiere de atributos mínimos indicados (deben ser definidos por el administrador de contrato de previo a la inclusión de la solicitud en el sistema). 
4. Verificar si el código elegido se encuentra en contrato o no.
5. Revisar la cuenta objeto de gasto definida en el código (debe contar con presupuesto en la cuenta que indica el código en el catálogo de bienes y servicios cejilla General).
6. Revisar el criterio de agrupación.
7. Con el criterio de agrupación ubicar en la programación de compras de la Proveeduría institucional, la próxima fecha de corte de emisión del listado; recordar que si el corte fue reciente la solicitud estará bastante tiempo a la espera de la emisión del siguiente listado.
8. Definir el código y los funcionarios que serán registrados en el sistema para el control de verificación (este será indispensable para recepción del bien o servicio).
9. Definir el control de ejecución presupuestaria (FUCC) a utilizar en el sistema para la solicitud de bienes o servicios.
10. Definir detalladamente las características técnicas generales, condiciones especiales del objeto de contrato y condiciones especiales con las debe contar los posibles oferentes. UNA-PI-CIRC-011-2022.
11. Determinar si la solicitud de bien y servicio se puede comprar individual o si es necesaria su agrupación con otras solicitudes.

El catálogo de bienes y servicios es el conjunto de códigos que han sido creados y se encuentran divididos por cuentas presupuestarias, cada una de ellas subdividas en familias según la naturaleza.  Está compuesto por códigos de material, cuenta, tipo de código, descripción, criterio de agrupación, unidad técnica, otros.
El catálogo se encuentra a disposición de los usuarios en SIGESA, pasos:

1. Ingresar al Sistema SIGESA. 
2. Sistema de Proveeduría de Bienes y Servicios. 
3. Almacén de Bienes y Servicios.
4. Catálogo de Bienes y Servicios
5. Mantenimiento. 
6. Lista de Bienes y Servicios

La solicitud de bien/servicio tiene su origen en una necesidad identificada por el usuario para el logro de los objetivos y metas que se definan en el POA.
En la solicitud de bienes o servicios el usuario define los requerimientos mínimos necesarios según los resultados o insumos que se proponga obtener. 

Antes de incluir una solicitud en el sistema de información el usuario debe tener bien definidas las características técnicas, la estimación presupuestaria, si requiere condiciones especiales tanto del bien o servicio como del oferente según el estudio de mercado realizado, sin incluir especificaciones técnicas propias de una marca y/o modelo, procurando la mayor participación de posibles oferentes del bien o servicio requerido.

Definir si la solicitud de bienes o servicios requiere de cláusulas penales (deben ser definidas en conjunto con la Proveeduría Institucional) y si la solicitud debe ser agrupada con otras por razones técnicas específicas (debe emitirse justificación objetiva que lo demuestre).

La contabilidad a nivel de artículo se utiliza para las solicitudes de bienes y servicios. Este tipo de solicitud puede combinar varios FUCCS con diferentes FONDOS y CODIGOS PRESUPUESTARIOS, lo que no puedo cambiar es la CUENTA y LA UNIDAD EJECUTORA.